日语书面语和口语的措词造句大不相同。特别是函电用语与一般书面语又有所不同，它是书面语，但又与口语一样，要用敬谦语表达，文章全部使用敬体，而且书写格式要求很严，措词造句稍有不慎，格式略有偏差就会失礼。由于日语函电本身的特点，又照顾到读者的实用情况，在编写《现代交际日语系列：书信日语》时，对题材进行了严格筛选，昼选用通常从大学毕业求职时起到参加工作，年老退休的一些典型信函，跟日常生活和公司工作关系较大的内容。书中除了典型范例外，又根据各课内容的实际需要，适当补充了一些关联用语，以备书写相关信函时参考使用。并对文章中的难点进行注释，对各种信函的书写格式和要求进行说明。